Bonjour à tous,

Que vous soyez une association, une organisation ou juste un passionné investi, et que l’aventure RGP vous tente, n’hésitez pas à proposer un stand, une animation ou d’y présenter vos projets. Cette manifestation sera un moment d’expression et de partage de la passion du jeu vidéo et de toute la culture qui lui est associée.

Pour cela, l’asso RGC et ses partenaires mettront à disposition un espace d’expression par le biais de stands ou de passages sur scène et toujours dans le même esprit de rigueur d’organisation et de convivialité que nous avons fait preuve sur toutes nos manifestations passées.

Si tout cela vous intéresse, ne tarder pas à nous contacter sur le Mail prévu :

Nous serons heureux de vous  accompagner dans la démarche afin que ce week-end se passe à merveille, autant pour vous, pour nous, que pour tous les visiteurs.
Alors n’hésitez pas à nous transmettre vos demandes et vos propositions, nous vous assurons qu’elles seront toutes traitées au cas par cas avec sérieux et que nous y répondrons en conséquence.

Défraiement et retour d’investissement.

En premier lieu, les standiers officialisés ne paieront pas d’entrée, un repas leur sera fourni le samedi midi et soir ainsi que dimanche matin et midi.
Pour le reste, nous sommes bien conscients que même si nous organisons cet espace d’expression, la manifestation ne pourra être un succès que grâce à un contenu de qualité que les divers standiers et acteurs investis peuvent apporter. Cet effort se doit d’être dédommagé.

Afin de rester dans un principe de communauté et de partage, il nous parait juste d’organiser un système « participatif ». Pour cela, voici ce que nous vous proposons :

  1. A la fin de la convention, le bilan financier sera diffusé à tous les participants en toute clarté.
  2. Les bénéfices seront divisés en deux, une moitié pour l’organisation de la convention et l’autre moitié pour les standiers.
  3. Cette moitié sera dispatchée entre les standiers en fonction de l’investissement de ceux-ci (volume proposé, effort d’animation ou de déco, qualité du matériel, éloignement, etc.), Il n’y aura aucun favoritisme d’aucune sorte, nous nous engageons personnellement sur ce point et les coefficients seront apposés en toute concertation.

Ce système à pour but d’être le plus juste possible tout en vous rendant acteur du succès de la manifestation, l’engagement et les fruits de celle-ci seront ainsi partagés

En ce qui concerne les stands commerciaux ou de revente (boutiques, semi pro), ils ne sont pas la priorité de contenu de la manifestation mais ont quand même leur place.
Pour ceux-ci, leurs responsables paieront leur entrée et s’engageront à reverser à l’organisation de la manifestation 10 % de leurs bénéfices.
Là aussi, au lieu de leur faire payer un emplacement souvent élevé, comme la plupart des salons, nous préférons les inclure dans le mécanisme participatif.
Le principe nous parait ainsi des plus justes, la personne ne vent rien ou peu : pas de frais fixes à perte, la personne vend beaucoup, elle reverse une contrepartie directement liée à sa réussite.

Bien sur, nous n’aurons pas la possibilité de surveiller le succès de tel ou tel revendeur, et ce n’est d’ailleurs pas le but, nous comptons donc sur leur bonne foi pour que ce système fonctionne. Cependant, nous aurons quand même les moyens d’avoir une idée de leur activité commerciale pendant la convention et si nous découvrons que certains décident de ne pas jouer le jeu, la confiance sera perdue et nous n’aurons surement plus la même attention envers eux par la suite.

L’association RGC, Replay et Chezmoa ainsi que la convention RGP en tant que tel, vous remercient d’avance pour votre investissement et vous donnent rendez vous le 18 et 19 Février 2017 pour fêter ensemble notre passion commune !

Principe de base pour la tenue d’un stand :

  • Nous vous conseillons fortement d’être au moins deux par stand.
  • Le stand devra être tenu pour l’ensemble du week-end (le temps des horaires d’ouverture de la manifestation), nous vous conseillons d’organiser entre vous des rotations.
  • Le stand devra être installé et fonctionnel à partir du samedi 9h45. Plus aucun aller retour matériel ne sera permis pendant les heures d’ouvertures au public de la manifestation. Les standiers pourront arriver à partir du vendredi fin d’après-midi pour la mise en place de leur stand (fortement conseillé).
  • Nous officialiserons un nombre minimum de deux standiers sur la base de départ d’une table (1,20 m) et ensuite un standier maximum par table occupée pleinement (2 postes par table en moyenne).
  • Afin que vos demandes de standiers correspondent au plus près à vos besoins réels d’animation ou de surveillance, nous traiterons vos demandes au cas par cas (merci de ne pas faire d’abus).
  • Nous vous mettrons à disposition un point d’alimentation électrique pour l’ensemble de votre stand, la distribution électrique en interne et sa responsabilité vous appartiennent, merci de prévoir le nécessaire (rallonge, multiprise).
  • Le retour participatif sera distribué par stand et non par standier, il vous incombera alors d’organiser en interne votre propre redistribution.
  • Votre stand devra rester propre et votre tenue décente, vous devrez aussi être vigilant au contenu que vous proposerez en raison de la présence de mineurs pendant la manifestation. Le respect d’autrui et la courtoisie seront de mise, en cas de problème éventuel avec un visiteur ou un participant, il conviendra de nous appeler pour vous aider à résoudre la situation.